Základní archivní pojmy
Archiv je instituce, která slouží k ukládání archiválií a péči o ně a která disponuje akreditací vydanou Ministerstvem vnitra nebo je zřízena zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.
Archiválie jsou dokumenty, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byly vzaty do evidence archiválií, tedy se staly součástí národního archivního dědictví.
Archivní soubory jsou základní evidenční jednotkou v českém archivnictví. Dělí se na archivní fondy (vznikly výběrem z dokumentů původců) a archivní sbírky (vznikly záměrnou sbírkotvornou činností bez ohledu na jejich původce). Mezi archivní fondy patří například fondy jednotlivých úřadů, orgánů veřejné správy, soudů, firem, spolků a významných osobností. Příkladem archivních sbírek mohou být sbírky matrik, sbírky map a plánů, pohlednic a podobně.
Archivní pomůcky jsou nástroje, které vznikají při zpracování archiválií a slouží pro orientaci v archiváliích, jejich časovém rozsahu, usnadňují jejich porozumění a seznamují badatele s jejich administrativním a odborným kontextem.
Kulturně vědecká instituce je instituce, která vlastní nebo spravuje archiválie na základě své sbírkotvorné činnosti, není však archivem. Jde o muzea, knihovny, památníky, galerie, pracoviště Akademie věd České republiky, některé vysoké školy apod.
Původci jsou fyzické nebo právnické osoby nebo skupiny osob vystupující pod stejným názvem (korporace, rod), které vytvořily nebo přijaly v rámci své činnosti dokumenty. Z těchto dokumentů, pokud byly vybrány za archiválie, jsou vytvořeny archivní fondy. Vztah původce k archiválii se nazývá provenience. Mezi původce archivních fondů patří například jednotlivé úřady, orgány veřejné správy, soudy, firmy, spolky a významné osobnosti. Původce se uvádí i u archivních sbírek – tam je jím tvůrce sbírky.
